Risiken mit Fachverantwortlichen abstimmen, Massnahmen mit externen Partnern bearbeiten oder Feststellungen gemeinsam überprüfen: Informationssicherheitsmanagement ist Teamarbeit.
In der Praxis läuft diese Zusammenarbeit jedoch häufig noch über E-Mails, Excel-Dateien und verschiedene Dokumentversionen. Informationen müssen weitergeleitet, Rückmeldungen manuell zusammengeführt und Änderungen nachgetragen werden.
Mit dem September-Release 2025 hat fortControl seine Kollaborationsfunktionen deshalb deutlich erweitert. Neben Kontrollanalysen können nun auch Massnahmen, Risiken, Bedrohungen, Schutzobjekte, Feststellungen und Vorgaben gezielt mit anderen Personen geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.
Damit findet Zusammenarbeit dort statt, wo auch die Informationen liegen: direkt in fortControl.
Mehr als Kontrollanalysen teilen
Bereits bisher konnten Kontrollanalysen zur Bearbeitung geteilt werden. Mit dem neuen Release wurde diese Funktion auf weitere zentrale Bereiche von fortControl ausgeweitet.
Geteilt werden können nun:
- Massnahmen
- Risiken
- Bedrohungen
- Schutzobjekte
- Feststellungen
- Vorgaben
- Kontrollanalysen
Damit lassen sich deutlich mehr Aufgaben innerhalb eines ISMS direkt mit den zuständigen Personen bearbeiten. Ein Risiko kann beispielsweise mit einer Fachverantwortlichen abgestimmt, eine Massnahme mit einem externen Partner konkretisiert oder eine Feststellung mit der zuständigen Stelle überprüft werden.
Das reduziert Medienbrüche und hält Informationen dort, wo sie später auch weiterverarbeitet werden.
So läuft ein Sharing-Vorgang ab
- 1 Inhalt auswählen Risiko, Massnahme, Feststellung, Vorgabe, Bedrohung, Schutzobjekt oder Kontrollanalyse zur Bearbeitung freigeben.
- 2 Felder gezielt freigeben Alle relevanten Felder, nur ausgewählte Informationen oder Felder im Read-only-Modus.
- 3 Gemeinsam bearbeiten Bis zu fünf Personen arbeiten gleichzeitig, Änderungen werden live sichtbar.
- 4 Status im Cockpit verfolgen Offene, abgeschlossene und archivierte Vorgänge sind zentral sichtbar.
- 5 Ergebnisse übernehmen Rückmeldungen fliessen direkt in fortControl ein — ohne Copy und Paste.
Gemeinsam in Echtzeit arbeiten
Geteilte Inhalte können von bis zu fünf Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Änderungen und Eingaben werden live sichtbar. Beteiligte erkennen damit bereits während der Bearbeitung, welche Informationen ergänzt wurden und wo noch Angaben fehlen.
Das erleichtert insbesondere Abstimmungen, bei denen mehrere Personen ihr Fachwissen einbringen müssen. Statt Antworten nacheinander einzuholen und anschliessend manuell zusammenzuführen, können Beteiligte parallel an einem gemeinsamen Inhalt arbeiten.
Das spart Abstimmungsschleifen und reduziert Doppelarbeit.
Nur das freigeben, was wirklich benötigt wird
Kollaboration bedeutet nicht, dass alle Beteiligten automatisch auf sämtliche Informationen zugreifen oder jedes Feld bearbeiten können sollen. Deshalb lassen sich in fortControl gezielt diejenigen Felder auswählen, die geteilt werden sollen.
Je nach Anwendungsfall können alle relevanten Felder freigegeben, nur ausgewählte Informationen sichtbar gemacht oder Felder im Read-only-Modus bereitgestellt werden.
So lässt sich die Zusammenarbeit auf die jeweilige Aufgabe abstimmen. Eine externe Person erhält beispielsweise genau die Informationen, die für ihre Bearbeitung erforderlich sind – während andere Inhalte geschützt bleiben.
Das sorgt für mehr Flexibilität, ohne die Kontrolle über die eigenen Daten und Prozesse abzugeben.
Alle geteilten Inhalte im Cockpit im Blick
Je mehr Inhalte geteilt werden, desto wichtiger wird eine zentrale Übersicht. Das Cockpit bündelt alle Sharing-Vorgänge und zeigt ihren aktuellen Status.
So ist auf einen Blick erkennbar:
- Welche Vorgänge sind noch offen?
- Welche wurden abgeschlossen?
- Welche Inhalte wurden archiviert?
- Wo steht noch eine Rückmeldung aus?
Damit wird die Kollaboration nicht nur einfacher, sondern auch steuerbar. Verantwortliche müssen nicht mehr in einzelnen E-Mail-Verläufen oder Dateien nach dem aktuellen Stand suchen, sondern sehen direkt, wo noch Handlungsbedarf besteht.
Ergebnisse direkt übernehmen
Ein weiterer Vorteil: Rückmeldungen müssen nicht mehr manuell übertragen werden. Die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse können direkt in fortControl übernommen werden.
Damit entfällt das klassische Copy und Paste zwischen Fragebogen, E-Mail, Excel-Datei und Risikoregister. Weniger Medienbrüche bedeuten weniger manuellen Aufwand und gleichzeitig weniger Fehlerquellen.
Die Informationen bleiben über den gesamten Prozess hinweg strukturiert und nachvollziehbar.
Was bedeutet das im Arbeitsalltag?
Die erweiterten Kollaborationsfunktionen machen vor allem Prozesse einfacher, bei denen mehrere Personen oder Organisationen beteiligt sind. Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise:
Risikobewertungen
Fachverantwortliche können direkt in die Bewertung eines Risikos einbezogen werden.
Massnahmenmanagement
Verantwortliche oder externe Partner können Informationen zu einer Massnahme ergänzen und
deren Bearbeitung unterstützen.
Kontrollanalysen und Assessments
Mehrere Beteiligte können ihre Informationen parallel einbringen.
Feststellungen
Ergebnisse aus Reviews oder Audits können mit den zuständigen Personen abgestimmt werden.
Schutzobjekte und Bedrohungen
Fachwissen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen kann direkt in die Bewertung
einfliessen.
Vorgaben
Anforderungen können gezielt mit den Personen geteilt werden, die für deren Beurteilung
oder Umsetzung zuständig sind.
So wird aus einem zentral gepflegten ISMS ein gemeinsam bearbeitbarer Managementprozess. Einen Überblick über die weiteren Bereiche der Lösung gibt die Seite Plattform.
Weniger E-Mail. Weniger Excel. Mehr gemeinsamer Prozess.
Die neuen Sharing-Funktionen reduzieren nicht nur administrativen Aufwand. Sie verändern auch die Art, wie Informationssicherheit gemeinsam bearbeitet werden kann.
Statt Informationen zu exportieren, zu verschicken und anschliessend wieder zusammenzuführen, bleiben Daten, Rückmeldungen und Ergebnisse innerhalb eines strukturierten Prozesses miteinander verbunden.
Das bringt:
- mehr Kollaboration, weil mehrere Personen direkt zusammenarbeiten können
- mehr Transparenz, weil der Bearbeitungsstand jederzeit sichtbar bleibt
- schnellere Reviews, weil Rückmeldungen parallel erfolgen können
- weniger Medienbrüche, weil Ergebnisse direkt übernommen werden
- mehr Kontrolle, weil Freigaben gezielt gesteuert werden können
Informationssicherheit ist Teamarbeit
Ein ISMS funktioniert langfristig nicht als Aufgabe einer einzelnen Person. Risiken, Massnahmen und Kontrollen betreffen unterschiedliche Bereiche einer Organisation – und häufig auch externe Dienstleister, Berater oder Partner.
Mit den erweiterten Kollaborationsfunktionen bringt fortControl diese Beteiligten direkt in den jeweiligen Prozess. Gemeinsam bearbeiten. Änderungen nachvollziehen. Ergebnisse direkt übernehmen.
So wird aus verteilter Abstimmung eine strukturierte Zusammenarbeit – direkt in fortControl.